Communiceren anno nu luistert nauwer dan ooit, omdat we elkaar niet live ontmoeten kunnen. Je mist een stuk non-verbale communicatie. Let daarom goed op wat je zegt. En op welke manier.

Normaliter neem ikzelf zo’n 3 interviews per week af, naast de overleggen die ik voer. Ik doe ze veelal live, maar telefonisch of via Skype was ik al gewend, voordat we elkaar niet meer mochten ontmoeten. Ik ervaar de verschillen. En overbrug ze.

Volg deze 4 stappen en je gesprekspartner(s) nemen je boodschap aan zoals je hem bedoelt. Er zitten oefeningen bij, die misschien op de lachspieren werken. En omdat je misschien niet live met elkaar mag of kunt zijn, hebben ze juist nu extra impact: je ziet direct het effect…

1. De de juiste woorden

Deze oefen ik weleens met deelnemers van mijn trainingen.

Stel, ik loop langs je bureau, pak je favoriete pen en loop door.
Hoe zorg jij, dat jij je pen terugkrijgt?
‘Mag ik mijn pen terug, alsjeblieft?’
Het is netjes gevraagd, maar mijn enige juiste antwoorden zijn ‘ja’ en ‘nee.’ Je vraagt immers of het van mij mag, meer niet.
Hoe maak jij duidelijk, dat jij je pen nú terug wilt hebben?
Door duidelijk te zijn in wat je wilt:
‘Geef mij mijn pen nu terug, alsjeblieft.’
Door het ‘alsjeblieft’ wordt de gebiedende wijs zachter en netjes geformuleerd.

Oefening: krijg het voor elkaar dat de ander je de tijd geeft. Of je iets aangeeft.
Blijf kritisch op elkaar. Bij ons werkte deze oefening aardig op de lachspieren. Communicatie ís leuk.

2. In de juiste volgorde

Kies je woorden dus zorgvuldig.
En zet ze in de juiste volgorde.

Stel, ik ben je bakker. Wanneer je mij vraagt om een ‘half gesneden bruin’ krijg je van mij een bruinbrood, voor de helft gesneden. Je vroeg me namelijk hem voor de helft te snijden.
‘Half’ slaat op het woord erachter, namelijk ‘gesneden.’
Vroeg je mij om ‘een half bruinbrood, gesneden,’ dan had je een half brood gekregen. Bruinbrood. En helemaal gesneden.

Oefening: neem een gesprek op en luister die terug. Hoe vaak zeg of vraag je eigenlijk níet precies wat je wilde, omdat je woorden omdraaide?
Aanvullende tip: check ook je teksten op woordvolgorde.

3. In de juiste toon

Non-verbalen communicatie is nog belangrijker dan de woorden die je kiest. Omdat een deel van het non-verbale stuk nu mist, zijn je woorden des te belangrijker, maar vlak het non-verbale gedeelte niet uit.

Leg de klemtoon op de juiste woorden om je boodschap goed over te brengen:

‘Ík vind jou een vakmens.’
‘Ik vínd jou een vakmens.’
‘Ik vind jóu een vakmens.’
‘Ik vind jou een vákmens.’

Dezelfde zin, maar door de klemtoon te verleggen, geef je hem elke keer een andere betekenis.

Oefening: spreek tegen elkaar de zin uit: ‘Jij weet niet half hoe belangrijk je voor mij bent’ en leg de klemtoon elke keer op een ander woord. En bespreek met elkaar wat je daarmee precies zegt en waar de nuanceverschillen liggen.
Ik vertel je vast, dat het een leuke oefening is. Een die je in deze tijd vast goed gebruiken kunt.

4. Via het juiste kanaal

Maakt het communicatiekanaal niet uit?
Maak je relatie dan maar eens uit met een appje.
Of voer een slechtnieuwsgesprek met een medewerker per telefoon.

Ik heb er persoonlijk mee te maken gehad.
Tien jaren geleden kreeg ik ver in de avond een telefoontje. Het was een ambulancezuster. Ze belde vanuit Deventer, begon ze voorzichtig. Verder hoefde ze me eigenlijk niets meer te vertellen: dit telefoontje vreesde ik al 2 jaren. Mijn vader.
Meneer Van Vondel was gevonden op de keukenvloer. Ze waren 2 uren te laat.
Ik was alleen thuis die avond. 
Ik heb ijzig geklonken, uit alle macht trachtend om mijn kop bij het gesprek te houden. En mijzelf overeind te houden.
Ze bleef rustig en herhaalde zichzelf steeds: meneer Van Vondel was te laat gevonden.
Ik heb moeten vragen wat ze bedoelde met ‘te laat.’ Was hij overleden of konden ze hem niet meer redden?
Hij bleek overleden.
De dame had overduidelijk niet in de gaten wie ze aan de telefoon had. Het mobieltje was in haar hand gedrukt met een ‘je moet Esther bellen.’
Haar toon en boodschap veranderden direct toen ik haar vertelde dat ik meneer Van Vondels oudste kind en dochter was.
Wat onhandig om zo’n gesprek per telefoon te voeren! Ik begrijp de crux waarin de ambulancezuster zich bevond, maar dit was niet hét middel om glashelder mee te communiceren.

Begrijp je wat ik bedoel?

Glasheldere communicatie valt of staat ook door het juiste kanaal te gebruiken. Nee, momenteel kun je elkaar nauwelijks live spreken.
Lang leve videobellen! Kijk daarbij goed naar wat je uitstralen wilt. Kleed je naar het type gesprek, zorg dat het rustig is om je heen en let op je achtergrond.

Glashelder communiceren is ook…

elkaar laten uitpraten

Aan tafel krijg je meer mee dan aan de telefoon of ander kanaal, met of zonder beeld.
Heb wat geduld met en voor elkaar en laat elkaar uitpraten. En betrek iedereen in het gesprek. De een praat gemakkelijker dan de ander via een onwennig kanaal.

samenvatten

Vat elk onderwerp en elke afspraak samen, zodat iedereen in het gesprek duidelijkheid heeft en alle neuzen dezelfde kant op staan.

concluderen en een vervolg afspreken

Trek aan het eind van elk overleg een conclusie en eindig met een afspraak rond het onderwerp.
Zorg dat je ieders akkoord hebt.
Een overleg met losse eindjes frustreert en verwart alleen maar. Erop terugkomen is altijd mogelijk, maar maakt communicatie des te vermoeiender.

het kort en krachtig houden

Communicatie vanaf een afstand is intensief en dus vermoeiend. Houd je besprekingen daarom kort en krachtig.
Maak van tevoren een agenda op, spreek een maximale tijd af en verdeel deze tijd over de onderwerpen.

Is het overleg te belangrijk om een tijdlimiet in te stellen? Houd dan elk halfuur 10 minuten pauze.
Zorg dat je even wat beweging krijgt in je pauzes.

Ook handig om te lezen in deze tijd:

De top 10 verbeterpunten van je webteksten
en de top 10 verbeterpunten van je website
LinkedIn Experience en dé fout die ondernemers daarin maken
SEO anno nu
Corona en ondernemen: hoe houd jij je staande?