Maak jij weleens een offerte, dan heb je waarschijnlijk ontdekt dat ook die wervend moet zijn. Maar het schrijven van een offertetekst is wat anders dan de reclametekst van een webpagina, flyer of mailing. Hij heeft namelijk wat andere ingrediënten.

In deze blog lees je uit welke ingrediënten hij bestaat. En hoe jij je offerte dusdanig opbouwt en je aanbod zo presenteert, dat je je kans op een opdracht maximaliseert.

‘Wie heeft jouw offerte opgesteld?’ vroeg een klant mij jaren geleden, ‘Je hebt hulp gehad van een specialist. Dat kan niet anders. Mijn complimenten.’
‘Waarom denk je dat? Ik ben immers copywriter. Offertes schrijven behoort tot mijn vakgebied. Ik stel ze dus zelf op.’
En 80% van mijn offertes worden opdrachten. Deze ook.

Ja, er zijn specialisten in het schrijven van offertes en aanbestedingen. Zelf schrijf ik geregeld standaard en minder-standaard offerteteksten voor klanten. Aan een aanbestedingstekst waag ik me liever niet. Daarvoor verwijs ik je graag door naar Natasja Hoogenboom.

Zo wordt jouw offerte een opdracht

Een offerte maken vergt tijd en energie. Alleen díe investering verdien je al graag terug, laat staan de omzet en bijkomende resultaten voor de opdracht zelf.
Zorg daarom dat je de kans, dat je offerte een opdracht wordt, maximaliseert.
En dat doe je zo …

Van offerte naar opdracht begint bij … contact

Ook jij krijgt vast weleens een prijsaanvraag per e-mail. Is die mail gericht aan jou persoonlijk in plaats van ‘Beste meneer, mevrouw’ of iets dergelijks, zie je aan de inhoud dat degene je (een beetje) kent en gericht bij jou aanklopt, zoek dan contact voordat je je prijs noemt.

Maak een belafspraak om het een en ander door te spreken en te kijken of en hoe je het beste helpen kunt. Zo maak je vast kennis, kun je inschatten of het klikt en wat jouw beste oplossing is voor het probleem of de wens van de ander.
Vraag bovendien naar de deadline, het budget, of degene meerdere offertes opvraagt en waarop geselecteerd wordt. En bespreek de werkwijze en inventariseer over en weer de verwachtingen om de opdracht te laten slagen.

Voelt het goed en kun je wat met de aanvraag, vat het gesprek dan even samen om te checken of je informatie klopt. En spreek af of vertel wanneer hij of zij je offerte verwachten kan. En kom die afspraak na.

Noem je offerte geen ‘offerte’

Maak je offerte aantrekkelijk door hem anders te noemen. ‘Aanbieding’ is een beter woord. Of gewoon ‘voorstel.’

Altijd personaliseren

Het lijkt zo voor de hand liggend. Toch gebeurt het nogal eens, dat mensen de offerte maken zonder deze te richten aan een specifiek persoon, omdat ze niet weten aan wie ze hem sturen moeten. Daarom gaat hij naar ‘mevrouw/meneer’ of ‘afdeling.’

Laat zien dat degene, voor wie jij de offerte opmaakt, belangrijk is. Bereid je dus goed voor en zorg dat je de naam en adres- of e-mailgegevens van de ontvanger kent!

Je huiswerk doen zorg niet alleen dat je aanbieding de juiste is, maar dat je hem sneller klaar hebt.

De inhoud van je offerte begint …

Met de vraag, waarmee de aanvrager bij je aanklopte. Formuleer de probleemstelling of de wens/behoefte in zijn of haar bewoordingen in de intro van je offertetekst.
Communiceer bovendien wat er gebeurt wanneer de ontvanger niets doet, zodat hij of zij de consequentie voelt tijdens het lezen.

Je merkt het al: persoonlijk contact vooraf is belangrijk.

Je aanbieding heeft een aantrekkelijke, goed te volgen opbouw

Je offerte heeft een redelijk vaste opbouw voor maximaal resultaat. Houd deze stappen aan en je vergeet bovendien niets:

1. Vat de gemaakte afspraken samen, zoals de afgesproken deadline, je gekozen of afgesproken oplossing en werkwijze. Kom anders met een voorstel hiervoor
2. Beschrijf wat je nodig hebt van de offerteaanvrager en wat hij of zij van jou verwachten kan. En vice versa. Hiermee voorkom je misverstanden, communicatieproblemen en conflicten
3. Kom rustig met een voorbeeld. Als ik in mijn offerte bij voorbeeld voorstel om een bepaalde invalshoek te nemen in de teksten die ik redigeer, leg ik dit altijd uit via een voorbeeld
4. Vertel welke resultaten de ontvanger verwachten kan of mag. Dit mag je iets aandikken, maar houd je belofte haalbaar en realistisch. Je moet hem immers wel waar kunnen maken
5. En de gevolgen van die resultaten: wat ervaart de ontvanger in de dagelijkse praktijk van deze resultaten?
6. Noem je prijs zonder daar doekjes om te winden. Kun je geen vast tarief noemen, omdat je de omvang van de opdracht nog niet weet? Geef dan een indicatie of een stuksprijs
7. Sluit af met de betalingsvoorwaarden en noem je algemene voorwaarden
8. Zorg voor een veld, waarin de ontvanger je voorstel ondertekent bij akkoord. Hij of zij tekent mee voor de algemene voorwaarden, dus wees daar glashelder in
9. Houd het initiatief bij jezelf en besluit je offerte met de mogelijkheid om vragen te stellen. Én dat jij over .. dagen, maximaal 1 week zelf contact opneemt om de aanbieding door te nemen. En houd je aan die afspraak!

Een offerte maken? Laat hem bijstaan door algemene voorwaarden

Zorg dat je algemene voorwaarden hebt. Deze stuur je met je aanbieding mee.
Een aantal voorwaarden kun je kwijt in je opgemaakte offerte, zoals je betalingsvoorwaarden. Zaken als het gaandeweg veranderen, opschorten of stopzetten van de opdracht, omgaan met gemaakte afspraken, financiële en eventuele andere wettelijke bepalingen en conflicten horen thuis in je algemene voorwaarden. Hiermee voorkom je getouwtrek.

De mijne heb ik in de basis opgesteld samen met de Kamer van Koophandel.
Ik heb bovendien een apart gedeelte, waarin ik uitleg waarom deze voorwaarden er zijn. En hoe ik ze toepas.
Komt er getouwtrek, dan ligt dat namelijk 99% van de tijd aan communicatie. Een klant komt al tijden niet meer in de lucht, is steeds te laat met aanleveren van zaken die ik nodig heb of blijkt geen geld te hebben. Mensen willen hun geld terug na een dag training, waaraan ze niet deelnamen, maar zich ook niet voor afmeldden.
Bovendien hebben klanten ook rechten, waaronder een inspanningsplicht van mijn kant. Algemene voorwaarden zijn tweerichtingsverkeer.
Ikzelf hoef me weinig te beroepen op de letter van de algemene voorwaarden, maar als het nodig is, ben ik blij dat ik ze heb.

Je offerte extra aantrekkelijk maken

Je aanbieding wordt extra aantrekkelijk met deze bonustips.

Een offerte maken met 3 opties

Dit is voor de offerteaanvrager, die nog geen keuze maken kan of wil. Die het budget niet hardop zeggen wil of ‘geen budget’ vastgesteld heeft. Die keuze wil. Of gewoon, omdat jij in elk geval wil, dat hij of zij met jou in zee gaat: bied 3 opties.
Een betaalbare oplossing met de minste resultaat, een aantrekkelijke oplossing met een prima resultaat en je duurste optie met een topbelofte.

De kans is groot, dat je potentiële klant voor een van de opties gaat. Speel met de prijs, zodat het waarschijnlijker wordt dat degene in elk geval de goedkoopste optie laat liggen.

Geen korting, alsjeblieft

Bied geen korting. Dat maakt je offerte goedkoop en de serieuze aanvrager gaat niet voor de laagste prijs, maar voor resultaat. Onderhandelen kan altijd nog, maar haal eerder wat van je hulp af voor de prijs die degene wel betalen wil dan dat je korting geeft.

Een ander woord voor ‘prijs’ en ‘kosten’

Geld is altijd een dingetje. Diep van binnen wil niemand betalen.
Wees concreet in het bedrag en verleg het accent op de centen door de kosten, je prijs of tarief anders te noemen, namelijk ‘investering.’

Vermijd deze woorden bij het maken van je offerte

Kunnen, waarschijnlijk & mogelijk: het kan niet, het ís. Zaai geen twijfel, wees concreet.

Niet & geen: het onderbewuste slaat deze woorden over. Resultaten formuleer je positief.

Voltooide tijd & lijdende vorm: formuleer je hele offertetekst in de tegenwoordige tijd.

Tot slot

Een aantrekkelijke offerte maken is een kwestie van oefenen, zoals bij het schrijven van elke reclametekst.
Vind je het na deze blog tot nog steeds een klus, overweeg dan om het schrijven van je (standaard) offerte uit te besteden.
Of om met meer oefening en mijn persoonlijk(e) advies en feedback/begeleiding het schrijven van verkopende tekst zo steeds beter onder de knie te krijgen.