out of office reply en klantgericht zijn in je vakantie

Out of office reply: zo blijf je klantgericht tijdens je afwezigheid

‘Dank je voor je mail. Momenteel ben ik op vakantie, maar op 14 september aanstaande ben ik er weer. Heb je een dringende vraag, neem dan contact op met…’
Het gros van de mensen vindt het vreselijk om een out of office reply te krijgen. Het is klantonvriendelijk en past niet meer in een tijd, waarin iedereen overal bereikbaar is. Of kun jij verklaren waarom je social media gewoon doorgaat, je nieuwsbrieven verstuurd worden, jij je vakantie uitgebreid op Facebook tentoonstelt en reageert op anderen, terwijl je voor je belangrijkste mensen, je (potentiële) klanten, onbereikbaar bent?

Imago is marketing

Waarom ik me hiermee bemoei?
Omdat alles imago is en imago marketing is. En jij en je medewerkers/collega’s bepalen mede het imago van je bedrijf. Daardoor valt wat jullie doen en hoe ook onder marketing.
Dat geldt voor hoe je je kleedt, hoe je de telefoon aanneemt en dus ook hoe toegankelijk en bereikbaar je bent.

Je referenties vallen onder je marketing, evenals een aanbeveling of compliment van een klant op social media, een doorverwijzing of berichten die worden verspreid tijdens je event of lezing. Het is allemaal reclame, dus marketing.

Dat geldt ook voor alle negatieve ervaringen. Een klacht, een slechte review en kleine tot grote ergernissen. En deze worden grotendeels veroorzaakt door je gedrag. Je klantgerichtheid.

Zo regel je je bereikbaarheid in je vakantie goed

Zorg dat je e-mail binnenkomt bij een collega of medewerker. Hij (of zij) maakt elke ochtend een schifting tussen berichten die direct moeten worden opgepakt en zaken die kunnen wachten. Hij maakt bovendien een to-dolijst met prioriteiten aan en werkt deze af.

Bovendien reageert hij op elke e-mail en laat op zijn minst weten dat de mail ontvangen en gelezen is, wanneer er nader op ingegaan wordt en door wie.

‘Moet ik een automatisch antwoord instellen?’

Nee. Als iemand je e-mails ontvangt en actie onderneemt, hoeft dat niet.

Laat je huidige klanten en leveranciers weten dat je met vakantie bent en regel ook voor hen een contactpersoon.

‘Ik ben zzp’er, dus een out of office reply moet’

Als zzp’er heb je geen collega of medewerker, die het van je overnemen kan tot je terug bent van vakantie.

In dat geval kan ik je maar een ding aanraden: laat iedereen een aantal weken van tevoren weten dat je weg bent en tot wanneer. Neem eens per dag je e-mails door en beantwoord ze allemaal. Degenen die kunnen wachten laat je weten dat ze hun mail gezien hebt en erop terugkomt als je terug bent. Berichten die urgenter zijn, hebben je aandacht nodig. Geef hen die aandacht door de eerste angel eruit te halen.

De out of office reply is echt niet van deze tijd, dus blijf er alsjeblieft verre van.

 


Andere blogonderwerpen die je business vooruit helpen:

Contentmarketing, waarom is het belangrijk en hoe krijg jij er tijd voor?
Dé 3 criteria voor een succesvolle blog
Geef mij het professionele uithangbord, dat bij het bedrijf past
Succesvolle contentmarketingstrategieën, die weinig worden toegepast
Waarom levert je uitstekend geschreven tekst niets oplevert
Laat jij je netwerk op LinkedIn ongemoeid? Zo blaas je hem nieuw leven in

 

Tags:


Esther van Vondel

Esther van Vondel

ONLINE VERKOPEN BEGINT BIJ HET JUISTE WOORDGEBRUIK Neem nu contact op en bel me op 06 54 94 39 62

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Bezoekadres

Voltastraat 98
7006 RW  Doetinchem
Tel: 06 54 94 39 62

Postadres

Tulpenstraat 105
7004 DH  Doetinchem

esther@vanvondeltxt.nl

KvK nr. 56469128
btw-nummer NL193104271B01

Algemene Voorwaarden tekst- en contentmarketingbureau Van Vondel txt 

Volg Van Vondel txt op:


Deze website maakt gebruik van cookies, enkel om algemene, niet-persoonsgebonden statistieken bij te houden. Bekijk ook de privacyverklaring.

Gastblogger op:

Frankwatching
%d bloggers liken dit: